Dokumente verwalten, Unterschriften einholen – digital statt Papierstapel
Einwilligungen, Erklärungen und Praxisdokumente automatisch befüllt, jederzeit nachvollziehbar und rechtssicher unterschrieben – für Patienten wie für Ihr Team.
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Der Nutzen auf einen Blick
Kein Suchen mehr im Papierordner.
Jedes Dokument, jede Unterschrift ist digital in der Patienten- oder Mitarbeiterakte hinterlegt – jederzeit auffindbar.
Automatisch korrekt befüllt.
Name, Geburtsdatum, Adresse und Praxisdaten werden automatisch in Ihre Vorlagen eingesetzt – keine Tipparbeit, keine veralteten Formulare.
Nichts geht unter.
Ein Blick genügt, um zu sehen, welche Pflichtdokumente noch fehlen – für einzelne Patienten oder praxisweit auf einen Blick.
So funktioniert's
Für Ihre Patientinnen und Patienten
1. Vorlage zuweisen. Direkt aus der Patientenakte heraus wählen Sie das benötigte Dokument – z. B. Einwilligungserklärung oder Datenschutzerklärung.
2. Digital unterschreiben. Der Patient erhält einen QR-Code mit PIN und unterschreibt bequem auf dem eigenen Smartphone – oder direkt am Tablet vor Ort.
3. Alternativ auf Papier. Wer lieber klassisch unterschreibt, druckt das Dokument aus, unterschreibt von Hand – der Scan wird anschließend einfach hochgeladen und zählt genauso als erledigt.
4. Status immer im Blick. Unterschrieben, ausstehend oder abgelaufen – der Status ist pro Dokument jederzeit sichtbar, ergänzt um einen Hinweis, sobald ein Pflichtdokument fehlt.
Für Ihr Praxisteam
1. Zentral zuweisen. Praxisordnung, Hygieneplan oder Verschwiegenheitserklärung weisen Sie zentral in den Firmen-Stammdaten einem oder mehreren Mitarbeitenden zu.
2. Nur der Betroffene unterschreibt. Jeder Mitarbeiter unterschreibt sein zugewiesenes Dokument selbst, direkt im eigenen Bereich – niemand kann stellvertretend für einen Kollegen unterschreiben.
3. Nichts wird übersehen. Eine Kennzahl im Praxis-Header zeigt jederzeit, wie viele Pflichtdokumente im Team noch offen sind.
Ihre Vorteile als Praxis
- Eigene Vorlagen.
Nutzen Sie die mitgelieferten Standardvorlagen oder erstellen Sie beliebig viele eigene Dokumente mit einem komfortablen Text-Editor. - Pflicht oder freiwillig.
Legen Sie je Vorlage fest, ob eine Unterschrift zwingend erforderlich ist oder ein Dokument nur zur Information dient. - Individuelles Layout.
Jede Vorlage kann mit eigenem Briefkopf, Logo und Seitenformat gedruckt oder als PDF ausgegeben werden. - Volle Übersicht.
Eine praxisweite Ansicht zeigt auf einen Blick, bei welchen Patienten noch Pflichtdokumente fehlen. - Platz für alles Weitere.
Zusätzlich zu den Vorlagen können Sie externe Dokumente wie Überweisungen oder Befunde direkt in die Patientenakte hochladen.
Sicher und rechtssicher
Jede digitale Unterschrift ist eindeutig einer Person zugeordnet und über ein zeitlich begrenztes, mehrfach abgesichertes Verfahren (QR-Code mit PIN, begrenzte Versuche) geschützt.
Unterschriebene Dokumente werden unveränderlich als PDF gespeichert. Alles läuft auf deutschem Hosting, DSGVO-konform.
Weniger Papier, mehr Überblick – für Ihr ganzes Team.
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Häufige Fragen
Muss der Patient dafür eine App installieren?
Nein. Für die digitale Unterschrift genügt es, den angezeigten QR-Code mit dem eigenen Smartphone zu scannen – es öffnet sich eine einfache Seite im Browser.
Was, wenn ein Patient lieber auf Papier unterschreibt?
Kein Problem: Das Dokument lässt sich mit den bereits eingesetzten Patientendaten ausdrucken, von Hand unterschreiben und der Scan anschließend hochladen – er zählt dann genauso als erledigt.
Können wir eigene Dokumente statt der Standardvorlagen nutzen?
Ja. Neben den mitgelieferten Standardvorlagen für Patientenakte und Praxisverwaltung lassen sich beliebig viele eigene Vorlagen anlegen und bearbeiten.
Kann ich als Praxisinhaber für einen Mitarbeiter unterschreiben, der gerade nicht da ist?
Nein, bewusst nicht: Aus Sicherheitsgründen kann ausschließlich der betroffene Mitarbeiter sein eigenes Dokument unterschreiben.
Sehen wir, wenn wichtige Unterschriften fehlen?
Ja. Sowohl in der einzelnen Patienten- bzw. Mitarbeiterakte als auch in einer praxisweiten Übersicht wird automatisch angezeigt, wo noch Pflichtdokumente offen sind.